Articulo cortesía de Jaime J. Sanz Mali.

La comunicación está en el centro de toda organización legal y, de la misma forma, las conferencias telefónicas son un elemento importante en el día a día de un abogado. De hecho, éstas comprenden un 50% de todas las comunicaciones de voz de los abogados. Empleados en el sector legal tratan temas de enorme confidencialidad, muchas veces a nivel internacional. Garantizar que estas interacciones fluyan eficientemente depende, por supuesto, de nuestra herramienta de teleconferencias. Sin embargo, si esto es así, ¿por qué la mayoría de profesionales sigue dependiendo de marcar números de teléfono y códigos de acceso para acceder a sus reuniones telefónicas?

‘¿Quién se acaba de unir?’ o ‘¿quién trae todo ese ruido de fondo?’ son solo algunas de las muchas frustraciones que vienen asociadas con esta experiencia de marcar números y códigos. Además de ser frustrante y embarazoso preguntar ‘¿quién está hablando?’, hay implicaciones graves de seguridad en no saber quién está al otro lado de la línea. ¿Por qué nos parece bien? Muchas empresas hoy en día están invirtiendo enormes sumas de dinero en ciberseguridad o en la encriptación de datos. Según los estudios de Gartner, el gasto global en ciberseguridad va a llegar a los 124 mil millones de dólares en el 2019. ¿Por qué no le damos la misma importancia a la seguridad en nuestras conferencias telefónicas? No saber quién está en la llamada es un gran riesgo para la seguridad de la información confidencial que tratan muchos abogados en este tipo de reuniones. En una investigación que realizamos el año pasado, el 85% de los abogados declaró tratar información confidencial en este tipo de reuniones a la vez que el 69% de los mismos declaraba normal no saber exactamente quién estaba en la llamada. Estos datos son preocupantes y comprometedores.

Es en este delicado espacio de las conferencias telefónicas donde pienso que LoopUp está ayudando al sector legal. La mayor parte de las soluciones software, desafortunadamente, tienen demasiadas funciones y han sido diseñadas para complacer a personas técnicas en vez de al usuario medio. La lógica de esta teoría está fundamentada en la obra de Geoffrey Moore, “Cruzando el Abismo”, donde explica que empresas tecnológicas disruptivas que buscan lanzar su herramienta al mercado deben primero buscar la aprobación de usuarios pioneros (equipos especializados, departamentos técnicos o de formación, etc.). Según Moore, si se consigue complacer a estos perfiles técnicos, el producto, a través del boca a boca, acabará llegando a la mayoría común de los usuarios.

Esta estrategia es totalmente razonable cuando los usuarios menos técnicos tienen tiempo para probar una herramienta nueva. Sin embargo, las reuniones telefónicas son situaciones delicadas en las que no se dispone del tiempo para probar algo con lo que no estamos previamente familiarizado. En las conferencias telefónicas estamos en vivo frente a múltiples participantes, muchas veces clientes importantes. No podemos permitirnos hacer el ridículo. No tenemos tiempo para prueba y error. La reunión no puede ir mal. En esta situación, lo fácil es enviar los números y los códigos, aunque la experiencia no sea buena. Además, incluso si te sientes cómodo usando una herramienta más compleja para tus audioconferencias, no vas a querer alienar a tus participantes si piensas que, de antemano, no van a sentirse igual de cómodos en la llamada como tú. Los datos corroboran esta tendencia. Según el 2018 Insight Intelligent Technology Index, el 70% de los líderes empresariales en el Reino Unido han admitido sentirse preocupados por la falta de adopción de tecnología en sus empresas.

La misión de LoopUp es mover a organizaciones que marcan números y códigos hacia reuniones telefónicas más seguras, fiables y de mayor calidad. Esta es la razón por la que hemos diseñado nuestra herramienta con el usuario final en mente, el profesional medio. LoopUp no te agobia con demasiadas funciones. Los participantes se unen a sus conferencias telefónicas hacienda clic sobre un enlace, ponen su nombre y su número de teléfono y LoopUp los llama a ellos, en vez de tener que marcar. A la vez, la plataforma los lleva a una intuitiva interfaz web y de móvil donde pueden ver quién se une a la llamada y quién habla. Con un clic, los usuarios pueden compartir pantalla y los invitados pueden ver la pantalla compartida sin necesidad de ningún tipo de descargas. Hemos desarrollado una herramienta sencilla y práctica para que los usuarios no necesiten formación para aprender a usarla. El 75% de los usuarios de LoopUp ya no marca dígitos para acceder a sus llamadas sino que escoge que LoopUp les llame a ellos. Nuestra herramienta es especialmente popular en el sector legal porque garantizamos una conexión de audio fiable y de gran calidad. Al contrario que aquellas plataformas que pasan su conexión a través de internet, las llamadas de LoopUp siempre se conectan a través de la línea telefónica.

Hemos introducido recientemente nuestra nueva funcionalidad de video. Pensamos que la prioridad en la mayoría de las llamadas de conferencia es el audio. Sin embargo, la demanda de video en circunstancias específicas es cada vez mayor, lo que ha llevado a la integración del video a nuestra clásica plataforma de audio. A diferencia de otras plataformas de conferencias en línea, LoopUp separa los canales del audio y del video, asegurándonos de que la calidad de la voz no se vea debilitada por una mala conexión IP. Todo el audio de LoopUp seguirá viajando a través de la red telefónica conmutada y, deliberadamente, no a través de internet. El video se conectará a través de un canal IP totalmente distinto.

Entendemos que en algunas situaciones el video será innecesario en una reunión. LoopUp hace que la decisión de habilitar la funcionalidad del video quede completamente en manos del anfitrión de la llamada, la persona que mejor puede comprender la necesidad de esta funcionalidad en cada llamada. Solo (y únicamente) cuando el anfitrión decide habilitar el video en la llamada podrán el resto de invitados participar de la videoconferencia.

Las conferencias telefónicas no son prioridad en la mayoría de empresas. Muchas veces, socios y abogados en muchos despachos se acostumbran a las frustraciones asociadas a las mismas. Sin embargo, reuniones frustrantes van en detrimento del tiempo y el dinero que pueden permitirse estas organizaciones legales, por tanto, no debemos tomarnos este asunto a la ligera. Encontrar la herramienta adecuada para nuestras conferencias telefónicas es tan importante como desarrollar nuestro siguiente plan financiero. Debemos tratarlo como tal.

Para saber más pulse aquí. LoopUP.

Jaime J. Sanz Mali – jaime.mali@loopup.com