El cartero siempre llama dos veces: mails certificados.

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Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net

Compartimos título con la clásica película de 1946 o con la de 1981 -más conocida por el público por cierta escena- pero realmente ahí acaba el parecido: en este caso hablaremos de los mails certificados. Los correos certificados llamarán dos veces a nuestro buzón; primero llegará el correo aparentemente normal y luego volverá a llegar el mismo correo con los datos identificados en la certificación.

¿Para qué vale esto?

En pleno siglo XXI, donde los carteros físicos cada vez tienen menos trabajo y los faxes prácticamente han desaparecido, era importante encontrar una manera de sustituir al burofax. El burofax es una comunicación certificada por la entidad nacional de comunicaciones por antonomasia –Correos de España– como la manera de mandar una comunicación con valor en caso de un posterior pleito. Desde hace unos años, los correos certificados han pasado a ser considerados como prueba fehaciente de una comunicación. Se han registrado múltiples entidades certificadoras que, con métodos más o menos complicados, consiguen certificar que el correo electrónico que se envía es el mismo que se recibe, e incluso que los adjuntos y el texto son idénticos. Volviendo al tema de la validez legal, este método es aceptado por la Ley de Enjuiciamiento Civil en su artículo 162 (el Tribunal Supremo recoge su validez en el auto dictado por la Sala Primera, en el recurso 855/2010) y por la Unión Europea, que, en su Reglamento 910/2014, también lo acepta plenamente.

¿Cómo lo hacen?

Cada elemento de un correo electrónico es convertido en una función hash. Esto quiere decir que la información de cada elemento es convertida en una cadena de letras y números de cierta longitud. Esta cadena varía ante la más mínima alteración. Si se introduce un carácter en blanco o un salto de línea, el hash nos dará un código diferente aunque a nosotros a simple vista nos resulte imposible encontrar la diferencia. Así, el correo que se envía, parte del servidor de salida, pasa por el servidor de la entidad certificadora que lo recibe y calcula todos los códigos necesarios y, en décimas de segundo, almacena esos códigos y los manda al servidor receptor comprobando que lo que se envía es idéntico a lo que salió del origen. Se genera un informe que se envía tanto al emisor como al receptor. De esta manera, queda certificado que este correo fue enviado y recibido en el servidor del destinatario.

Se puede incluso saber si este correo ha sido abierto, por medio de una imagen de un sólo pixel que se añade al correo: cuando el receptor abre el mail, su cliente de correo hace la petición de la imagen al receptor y éste registra dicha llamada pudiendo verificar su apertura. No obstante, esta opción ya afecta directamente a la privacidad de los usuarios y no se debe usar salvo que se advierta al receptor de ello.

¿Quiénes lo hacen?

Cómo he comentado antes, son muchas las empresas que certifican correos. Una de las más utilizadas es e-garante. Esta empresa tiene múltiples maneras de certificar comunicaciones, es una de las más conocidas y cuenta entre sus clientes con la Guardia Civil, entre otros.

Recientemente he empezado a trabajar con eEvidence. Esta empresa permite enviar de manera gratuita hasta 25 correos certificados, pudiendo subir hasta 1000 en un año por el módico precio de 50 euros. Realmente es un precio muy adecuado para algo que, en caso de ser necesario, nos ahorrará mucho dinero. Es multiusuario y permite certificar incluso la apertura de los correos con el sistema antes mencionado.

Conclusión:

Cuando enviemos una información o notificación que sea importante para nuestra empresa, valoremos antes de hacerlo si es conveniente certificarla. Pensemos que, por unos pocos céntimos, podemos evitar un problema de miles de euros.

Hasta la próxima.